협업툴이란? 협업툴 기능 장점 종류

현재 대부분의 기업들은 프로젝트의 성공적인 완수와 효율적인 업무 수행을 위해 다양한 협업 도구를 활용하고 있다. 협업 툴은 기업 내부의 소통과 업무 공유를 돕는 도구로서, 다양한 기능을 제공해 업무의 원활한 진행을 도와준다. 이번 시간에는 협업 툴이란 무엇인지, 그 역사와 발전 과정, 주요 기능과 장점, 그리고 전 세계적으로 사용되는 협업 툴과 국내에서 개발된 협업 툴에 대해 알아보고자 한다.

 

협업툴이란 무엇인가?

 

 

1. 협업툴이란?

협업 툴(Team Collaboration Tool)은 서비스용 소프트웨어형 클라우드(SaaS)를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 할 일 및 일정 관리, 파일 공유, 노트 작성 등의 기능을 제공하여 사용자의 원활한 업무를 도와주는 서비스를 의미한다. 프로젝트 관리 도구(Project Management Tool), 그룹웨어(Groupware), 솔루션으로도 불린다.

 

 

2. 협업툴의 역사

협업 툴은 오프라인에서 온라인으로 커뮤니케이션이 전환되면서 발전해왔다. 초기에는 이메일이 기업에서 가장 많이 사용된 협업툴이었다. 2000년대 중반에는 SNS가 급부상하면서, 비슷한 UI를 가진 협업툴이 등장하기 시작했다. 대표적으로 '야머'가 있으며, 아사나와 트렐로 같은 툴이 따라왔다.

이러한 협업 도구는 포스트 기반 협업 도구로 분류된다. 2015년에는 슬랙이 등장하여 협업툴의 새로운 역사를 만들었다. 하지만 메신저 고유의 수많은 메시지 알림 때문에 집중력이 분산된다는 비판이 나타났다.

이후, 딥워크(Deep Work) 철학을 적용한 노션, 큅, 드롭박스 페이퍼, 콜라비 같은 문서 기반의 협업툴이 등장하면서 협업툴의 발전이 가속화되기 시작했다.

 

 

3. 대표적인 협업툴 종류

이러한 협업 툴들은 기업과 조직의 업무 효율성을 높이고, 소통 및 작업 관리를 개선하기 위해 사용되며, 각각의 툴은 독특한 기능과 특성을 가지고 있다. 전 세계적으로 사용되는 협업 툴과 국내에서 개발된 협업 툴의 종류를 다음과 같이 분류 해 볼 수 있다.

 

3.1. 글로벌 협업툴 종류

• 슬랙(Slack)
• 트렐로(Trello)
• 아사나(Asana)
• 노션(Notion)
• 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)
• 구글 워크스페이스(Google Workspace)
• 애틀라시안 제이라(Atlassian Jira)

 

3.2. 국내 협업툴 종류

• 콜라비(Collabee)
• 플로우(Flow)
• 클로바인
• 잔디(JANDI)
• 티맥스 와플(Tmax WAPL)
• 워크플레이스
• 네이버 웍스
• 두레이(Dooray!)
• 알로(Allo)

 

 

4. 협업툴이 제공하는 기능 및 장점

협업툴은 팀원들이 원활한 업무를 수행할 수 있도록 다양한 기능을 제공한다. 협업툴의 사용으로 업무 효율성과 생산성이 증가하며, 팀원 간의 커뮤니케이션 및 의사결정 과정이 간소화된다. 또한, 클라우드 기반의 파일 공유와 관리 기능은 언제 어디서나 파일에 접근할 수 있도록 하여 업무의 유연성을 높여준다. 협업툴은 제품마다 각자 개성이 담긴 기능과 장점을 가지고 있으며, 그 내용은 일반적으로 다음과 같다.

 

4.1. 다양한 커뮤니케이션 제공

팀 커뮤니케이션 협업툴은 팀원 간의 실시간 커뮤니케이션을 지원한다. 메신저 기능을 포함하여 그룹 채팅, 1:1 채팅, 영상 회의, 음성 회의 등 다양한 방식으로 의사소통이 가능하다. 이로 인해 회의나 문서 작성에 대한 시간 감소와 효율적인 커뮤니케이션을 가능하게 한다.

 

4.2. 업무의 효율성 제공

할 일 및 일정 관리 프로젝트를 진행하면서 발생하는 업무를 효과적으로 관리할 수 있다. 팀원들이 공동으로 보고 수정할 수 있는 할 일 목록, 마감일 설정, 담당자 배정 등 다양한 기능을 통해 업무 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있다. 일정 관리 기능을 통해 팀원들의 일정을 공유하고, 중요한 일정을 기록하여 일정 충돌을 최소화한다.

 

4.3. 강력한 파일 공유 기능

파일 공유 및 관리 협업툴을 사용하면 팀원들과 파일을 쉽게 공유할 수 있다. 또한 클라우드 기반으로 저장되기 때문에 언제 어디서나 접근할 수 있다. 문서, 이미지, 영상 등 다양한 파일 형식을 지원하며, 버전 관리 기능을 통해 수정된 파일의 기록을 확인할 수 있다.

 

4.4. 노트 작성 및 공유 기능

 노트 작성 및 공유 팀원들과 아이디어를 공유하고 기록하기 위한 노트 작성 기능이 있다. 원하는 템플릿을 선택하여 노트를 작성하고, 공유 링크를 통해 팀원들과 공유할 수 있다. 마크다운(Markdown) 기능을 제공하는 협업툴도 있어 글쓰기에 편리하다.

 

4.5. 정보 보안 유지 기능

 사용자 관리 및 권한 설정 팀원들의 역할에 따라 권한을 설정할 수 있다. 프로젝트 관리자, 팀원, 게스트 등 다양한 역할을 지정하고, 각 역할별로 업무 및 파일 접근 권한을 설정할 수 있다. 이를 통해 팀원들이 필요한 정보에만 접근할 수 있게 함으로써 정보 보안을 유지할 수 있다.

 

 

5. 협업툴 도입 시 고려할 점

그러나, 협업툴을 선택할 때는 팀의 규모, 업무 특성, 예산 등을 고려해야 한다. 특히, 업무 특성에 따라 필요한 기능이 다를 수 있으므로 협업툴의 기능을 철저히 파악하고 비교해야 한다.

또한, 사용자 인터페이스(UI)와 사용자 경험(UX) 또한 중요한 요소로, 직관적이고 사용하기 쉬운 협업툴을 선택하는 것이 팀원들의 툴 사용에 있어 어려움을 줄여줄 것이다.

뿐만아니라, 협업툴은 기업의 규모와 상관없이 적용할 수 있는 유용한 도구이지만, 협업툴 자체가 업무 효율성을 보장하는 것은 아니다. 팀원들 간의 원활한 소통과 협업 문화가 형성되어야만 협업툴의 효과를 극대화할 수 있다.

따라서, 협업툴을 도입할 때는 팀원들이 툴을 사용하는 방법을 익히고, 적극적으로 활용하도록 권장하는 것이 중요하다.

 

 

마치며, 협업툴은 지속적으로 발전하고 있다. 인공지능(AI)과 머신러닝(ML) 기술이 도입되면서, 업무 프로세스 자동화와 개인별 맞춤형 서비스 제공 등 혁신적인 기능이 도입되고 있다. 기술의 발전과 함께 협업툴은 더욱 효율적인 업무 수행을 도와줄 것이며, 앞으로 더 많은 기능과 혁신이 등장하지 않을까 기대해 본다.